Service & FAQ: Eigentümer

Nach Vertragsabschluss vereinbaren wir mit Ihnen einen verbindlichen Übergabetermin. Dabei werden alle relevanten Unterlagen – wie Grundbuchauszug, Teilungserklärung, Beschlusssammlung, aktuelle Abrechnungen und Wartungsverträge – an uns übergeben. Wir übernehmen die vollständige Abstimmung mit der bisherigen Verwaltung, informieren Mieter oder Eigentümergemeinschaft und richten alle Prozesse nahtlos ein. So vermeiden wir Lücken in der Betreuung und sorgen für einen reibungslosen Start der Zusammenarbeit.

Für eine zügige und transparente Verwaltung benötigen wir u. a. die Teilungserklärung, Grundbuchauszüge, Pläne, Versicherungsunterlagen, Wartungsverträge, aktuelle Abrechnungen und Protokolle der letzten Eigentümerversammlung. Diese Dokumente helfen uns, rechtliche und technische Grundlagen zu kennen, Fristen einzuhalten und Maßnahmen effizient zu koordinieren. Je vollständiger die Unterlagen vorliegen, desto schneller können wir für Sie tätig werden.

Ein Wechsel der Hausverwaltung erfolgt durch Beschluss in der Eigentümerversammlung und unter Berücksichtigung der Kündigungsfristen im Verwaltervertrag. Nach der Beschlussfassung übernehmen wir die gesamte Abwicklung – von der Kontaktaufnahme mit der bisherigen Verwaltung bis zur vollständigen Übernahme aller Unterlagen. So ist ein reibungsloser Übergang gewährleistet.

Unsere WEG-Verwaltung beinhaltet die vollständige kaufmännische Betreuung – von der Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnungen über die Verwaltung der Instandhaltungsrücklage bis zur Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung. Zusätzlich kümmern wir uns um die technische Instandhaltung, beauftragen Wartungen und koordinieren Reparaturen mit unserem bewährten Handwerkernetzwerk aus der Region. Rechtliche Vorgaben werden zuverlässig eingehalten, sodass Sie als Eigentümer vollständig abgesichert sind.

Ja. Auf Wunsch übernehmen wir den gesamten Vermietungsprozess: Wir erstellen ein aussagekräftiges Exposé mit professionellen Fotos, bewerben Ihre Immobilie auf relevanten Portalen, organisieren Besichtigungstermine und prüfen potenzielle Mieter sorgfältig. Nach Auswahl des passenden Mieters erstellen wir den Mietvertrag und übergeben die Immobilie protokolliert. So sparen Sie Zeit und profitieren von unserer regionalen Marktkenntnis.

Eine professionelle Hausverwaltung entlastet Eigentümer vollständig bei der Organisation und Verwaltung ihrer Immobilie. Dazu gehören die kaufmännische Abwicklung, technische Betreuung, rechtliche Absicherung, Kommunikation mit Eigentümern und Mietern sowie die Koordination von Dienstleistern. Ziel ist ein langfristiger Werterhalt und die Sicherung Ihres Investments.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der WEG-Verwaltung für Gemeinschaftseigentum, der Mietverwaltung für vermietete Objekte und der Sondereigentumsverwaltung für einzelne Wohnungen innerhalb einer Gemeinschaft. Jede Verwaltungsart erfordert spezifische Leistungen, die wir bei Schmitz-Immobilienservice individuell auf Ihre Situation abstimmen.

Die Verwaltungskosten richten sich nach Art und Umfang der Leistung, der Größe Ihrer Immobilie und der Verwaltungsform (WEG-, Miet- oder Sondereigentumsverwaltung). Wir erstellen Ihnen vorab ein individuelles, transparentes Angebot. Neben der Grundvergütung können bei besonderen Leistungen – wie außerordentlichen Eigentümerversammlungen oder größeren Bauprojekten – zusätzliche Kosten anfallen, über die wir Sie stets vorab informieren.

Hausgeld ist der monatliche Beitrag jedes Eigentümers, um die laufenden Kosten der Gemeinschaft zu decken. Dazu zählen Betriebskosten (z. B. Heizung, Wasser, Allgemeinstrom), Rücklagen für Instandhaltung, Versicherungen und die Verwaltervergütung. Die Höhe des Hausgeldes wird im Wirtschaftsplan festgelegt und jährlich in der Jahresabrechnung überprüft.

Nach der Versammlung erstellen wir ein detailliertes Protokoll, das allen Eigentümern zur Verfügung gestellt wird. Beschlossene Maßnahmen – von Instandhaltungsarbeiten bis zu Vertragsänderungen – werden zeitnah terminiert und mit den entsprechenden Handwerksbetrieben abgestimmt. Unser Team überwacht die Umsetzung, dokumentiert den Fortschritt und informiert die Eigentümergemeinschaft über den Status, bis das Projekt abgeschlossen ist.

Mindestens einmal jährlich findet eine ordentliche Eigentümerversammlung statt. Zusätzliche Versammlungen können bei Bedarf einberufen werden. Eigene Tagesordnungspunkte melden Sie bitte schriftlich oder per E-Mail – idealerweise einige Wochen vor dem Termin – an, damit sie fristgerecht aufgenommen werden können.

Ein Umlaufbeschluss ermöglicht es, Entscheidungen außerhalb der Eigentümerversammlung zu treffen. Er ist vor allem bei zeitkritischen Maßnahmen hilfreich, etwa bei dringenden Reparaturen. Voraussetzung ist die Zustimmung aller Eigentümer und die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Form.

Der Verwaltungsbeirat wird von der Eigentümergemeinschaft gewählt und unterstützt die Hausverwaltung. Er prüft Abrechnungen, kontrolliert Ausgaben, bereitet die Eigentümerversammlung vor und fungiert als Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung.

Wir setzen auf transparente Kommunikation: Wichtige Mitteilungen erhalten Sie per E-Mail, Telefon oder Post – je nach Präferenz. Zudem stehen Ihnen Protokolle, Abrechnungen und Informationen über unser Eigentümerportal zur Verfügung. Bei dringenden Angelegenheiten, z. B. einem Wasserschaden, informieren wir Sie umgehend und leiten alle notwendigen Schritte sofort ein.

Wir legen Wert auf persönliche und schnelle Kommunikation. Sie erreichen uns telefonisch während unserer Öffnungszeiten, per E-Mail bzw. via Kontaktformular sowie über unser Eigentümerportal. Für Notfälle steht Ihnen eine Notrufnummer zur Verfügung. Alle wichtigen Vorgänge dokumentieren wir transparent und nachvollziehbar.

Bei Notfällen – wie einem Heizungsausfall im Winter oder einem Rohrbruch – handeln wir sofort und beauftragen umgehend die nötigen Reparaturen. Sollte eine Verwaltung nicht reagieren, können Eigentümer Fristen setzen und bei Bedarf eine außerordentliche Versammlung einberufen, um weitere Schritte zu beschließen.

Regelmäßige Objektbegehungen, vorausschauende Instandhaltungsplanung, qualifizierte Handwerksbetriebe und sorgfältige Auswahl von Mietern tragen dazu bei, dass Ihre Immobilie langfristig im Wert stabil bleibt oder sogar gewinnt. Wir setzen auf nachhaltige Maßnahmen, die nicht nur kurzfristig wirken, sondern Ihre Immobilie auch in Zukunft attraktiv halten.